Le newsletter
Le pagine del sito che sono state predisposte per l'invio attraverso la posta elettronica possono diventare newsletter, ovvero messaggi che raggiungono molti destinatari.
Non tutte le pagine del vostro sito sono state predisposte per l'invio attraverso email. Se provaste a spedire una pagina qualsiasi l'invio avrebbe tecnicamente successo ma i destinatari non potrebbero vedere le immagini dentro la pagina. Rivolgetevi al progettista del vostro sito per sapere quali pagine possono venire inoltrate per email.
Sar-At offre tre metodi differenti per inviare comunicazioni attraverso il sito. Possono venire utilizzati contemporaneamente oppure in modo parziale, come meglio credete.
Una occhiata d'insieme
Visitate il menu Sito, voce Newsletter, opzione Invii.
Il menu delle newsletter presenta solo la voce che ne permette la configurazione sinché la configurazione stessa non è completata.
La schermata che appare nostra tutte le spedizioni e-mail di cui Sar-At si è occupato o sta per occuparsi. Se una spedizione è stata predisposta (con uno qualsiasi dei tre metodi citati) ma non è ancora avvenuta, appare in questo elenco come "invio programmato" e può venire cancellata da questa schermata. Troviamo poi gli invii in corso d'opera e quelli avvenuti in passato, ciascuno con i suoi dati essenziali.
La colonna "data" mostra il momento in cui l'invio è stato eseguito o verrà eseguito. La colonna "status" mostra uno fra tre possibili valori: Programmati, In corso, Eseguiti. Nel primo caso è possibile annullare la spedizione. Per invii già eseguiti in passato vediamo il numero di e-mail inviare da Sar-At e - limitatamente alle spedizione di newsletter per le quali avete attivato questa opzione - quante copie tra quelle spedite sono state effettivamente lette dal destinatario.
Il menu a discesa in alto mostra, per default, l'anno corrente in modo da consentirvi di controllare innanzitutto gli eventi recenti. Le altre opzioni del menu consentono di selezionare gli anni passati o di vedere solo gli invii di un certo tipo.
Il pulsante di cancellazione è sempre presente. Se viene premuto in corrispondenza di un invio non ancora avvenuto, ne previene la spedizione. Altrimenti si limita a cancellare la memoria dell'evento.
I dati sul numero di invii e aperture appaiono in forma compatta, al clic appaiono le statistiche, a cui dedichiamo il prossimo paragrafo.
Risultati
Cliccando i numeri in grassetto della colonna inviati/aperti abbiamo accesso agli esiti di un invio e, da lì, con un clic sull'icona dell'istogramma, ai grafici.
Nella tabella vengono riportati: oggetto della e-mail, nomi dei gruppi destinatari (sono gli stessi nomi che trovate elencati nel menu Utilizzatori, voce Visitatori registrati, di Sar-At), data e ora in cui l'inoltro è cominciato e terminato, statistiche sui risultati e numeri di destinatari che hanno già aperto il messaggio.
Il numero di destinatari di una spedizione è spesso maggiore rispetto al numero di e-mail effettivamente spedite (perché possono esistere in archivio indirizzi malformati, come "pippo@topolinia@disney" o "senza_chiocciola").
Fallite. In questa classificazione ricadono le email che non è possibile recapitare, perché l'indirizzo è assente, non è accettabile oppure è inesistente.
Spedite. Fa riferimento ai messaggi che sono stati accodati con successo (quindi l'indirizzo del destinatario è valido) ma delle quali non abbiamo conferma di ricezione da parte dell'ufficio postale di destinazione.
Consegnate. Si riferisce alle email consegnate con successo alla casella email del destinatario ma di cui non abbiamo certezza dell'apertura. La newsletter potrebbe essere stata cestinata dall'utente prima ancora di venire letta, per esempio.
Aperte. Si riferisce alle email da noi consegnate, poi ricevute e lette dal destinatario.
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Subito al di sotto, trovate un grafico che mostra l'effetto della spedizione, ovvero quante aperture della newsletter sono avvenute nel tempo. Per default il grafico mostra le 24 ore immediatamente successive all'inoltro, tuttavia trascinando i cursori potete esaminare un qualsiasi lasso temporale. Il grafico a linea viene riscalato automaticamente, quando si riseleziona inizio e fine del periodo di osservazione. Il grafico si interrompe nel momento in cui nessuno apre più la newsletter.
Quando cliccate sul nome di un destinatario di newsletter vedrete in una sola comoda schermata quali vostri invii sono stati ricevuti, quali aperti.
Per le newsletter più vecchie, Sar-At automaticamente archivia (senza però cancellarli) i risultati dettagliati delle spedizioni. Mantiene nel database centrale i risultati complessivi -- quante email spedite, quante aperte, quali ricevute, invio per invio e destinatario per destinatario.
Modifica invio
Consente di effettuare una rapida modifica su un invio programmato; se la newsletter è stata spedita, la funzione perde il suo valore
Anteprima
Visualizza la newsletter inviata in una finestra a comparsa
Prova
Questo pulsante è utile per effettuare un invio di prova verso uno o più nostri indirizzi di posta elettronica; gli indirizzi di posta vanno scritti uno dopo l'altro e separati da una virgola. L'invio di prova può essere fatto anche successivamente alla data di invio della newsletter.
Cancella
Elimina un invio.
Invii diretti
Se il vostro obiettivo è di inviare una veloce comunicazione, per esempio una email di puro testo a tutti i dipendenti oppure a tutti i rivenditori, usate il menu Sito, voce Newsletter, opzione Invii. Cliccate "Aggiungi invio" in basso.
Ci troviamo in un'area di lavoro che, per comodità, dividiamo in tre sezioni:
- informazioni sull'invio (parte alta)
- area di lavoro (parte centrale)
- tasto di conferma (parte bassa)
Oggetto
In sintesi, l'argomento della newsletter; ad esempio "Enoteca Bacco: degustazioni dicembre 2014";
Destinatari
Selezioniamo il gruppo o i gruppi ai quali inviamo la newsletter; se non troviamo un gruppo, significa che dobbiamo ancora crearlo (menu Utilizzatori, voce Visitatori registrati | Aggiungi gruppo);
Urgente - Normale - Bassa priorità
Quando selezionate più gruppi destinatari, Sar-At spedisce la vostra comunicazione prima ai gruppi per i quali è "urgentissima", poi a quelli per cui è "urgente" e così via.
Data
Specifichiamo data e ora dell'invio (è importante sapere che Sar-At consente di programmare l'invio della newsletter; ad esempio: la prepariamo venerdì e programmiamo l'invio per la notte tra sabato e domenica).
Un invio in solo "formato testo" può sembrare povero e poco efficace, se paragonato ad una comunicazione in html curata nei minimi dettagli grafici; è senz'altro vero, ma è anche importante sapere che una comunicazione in "formato testo" ha un'altissima probabilità di arrivare a destinazione (senza essere intercettata come spam, posta indesiderata) e di essere aperta correttamente dai più diffusi gestori di posta (Outlook, Thunderbird, Eudora, ecc.) e webmail (Libero, Gmail, Hotmail, ecc.)
Allegato
Possiamo allegare all'invio documenti in formato .pdf
Solo in formato PDF? Sì, perché è un formato standard, che tutti possono leggere gratuitamente senza dotarsi di programmi a pagamento. Non tutti possiedono una copia di Microsoft Office, che sarebbe necessaria se noi spedissimo documenti Word.
Messaggio
Nello spazio del messaggio possiamo digitare un testo ricco di formattazione, usando i consueti strumenti disponibili ovunque in Sar-At.
Testo puro
Il riquadro identificato come "Testo puro" ci permette di inserire una versione del testo della comunicazione senza formattazione.
È molto consigliabile usare questa opzione e incollare in questo spazio una copia del testo ricco che abbiamo digitato sopra, perché alcuni destinatari utilizzano programmi che cestinano automaticamente il testo formattato (per esempio, MailSmith su Macintosh).
Il pulsante "Conferma" programma l'invio per la data e ora indicata.
Newsletter e sito
Il sistema più semplice e veloce di realizzare una newsletter sta nell'usare gli strumenti incorporati di Sar-At. Inserite il testo in una pagina (usando il menu Pagine). Scegliete la formattazione che preferite dal menu masterPage, il quale riporterà una serie di formati che i web designer hanno sviluppato per voi. La newsletter apparirà sul sito. Potrete anche, a questo punto, spedirla, semplicemente cliccando il pulsante Newsletter in basso nella barra degli strumenti.
Il pulsante Newsletter non appare per le pagine web che i web designer non hanno ottimizzato in modo che sia possibile farne una newsletter
Gestione utenti irraggiungibili
È sin troppo facile per chi onestamente spedisce newsletter ritrovarsi in una lista nera di proscrizione. Le liste nere (blacklist), create per punire chi spedisce pubblicità indesiderata (spam), vengono automaticamente popolate inserendo i mittenti che spediscono a caselle inesistenti o troppo piene per qualsiasi motivo.
Sar-At tiene oggi automaticamente traccia di tutti i fallimenti in fase di spedizione, distinguendo i fallimenti irrecuperabili (hard bounce) come quelli provocati dal tentativo di spedire una e-mail a una casella di posta che non esiste più; e i fallimenti temporanei (soft bounce) come quelli provocati dal tentativo di spedire una e-mail a una casella di posta troppo piena. Ogni fallimento viene conteggiato con un punteggio (di standard, il punteggio è 5 per gli hard bounce e 2 per i soft bounce, ma questo è modificabile nelle preferenze di Sar-At). Un invio riuscito azzera immediatamente e automaticamente il punteggio accumulato da qualsiasi casella. Al raggiungimento di un punteggio limite, la casella bersaglio viene automaticamente o manualmente disiscritta in modo da mantenere pulita la lista di spedizione. Questo, in base alle norme internazionali antispam (come il CAN-SPAM ACT statunitense) garantisce che il vostro sito non venga inserito in alcuna lista nera.
Configurazioni e opzioni relative alla gestione degli utenti irraggiungibili sono a disposizione nel menu Sito | Newsletter di Sar-At, voce "Utenti irraggiungibili".
Recall
L'amministratore del sito può esportare un elenco dei soli destinatari che hanno aperto la newsletter o dei soli destinatari che pur avendola ricevuta non l'hanno letta -- in modo da fare un recall.
Personalizzazione
Il piè di pagina di una newsletter in formato HTML viene automaticamente manipolato da Sar-At per includere l'opzione di disiscrizione. Il suo aspetto grafico può venire controllato in CSS da un grafico. L'intero piè di pagina è contenuto nell'elemento div#sarat_newsletter_footer e il link può venire controllato via a#sarat_newsletter_link
Recupero della storia di un visitatore registrato
Le statistiche di accesso alla newsletter di Sar-At consentono di visionare la storia di un singolo utente - basta cliccarne il nome nell'elenco. Il nome dell'utente mostrato nella pagina delle statistiche è ora quello che l'amministratore preferisce vedere (username, nickname, cognome o indirizzo mail), come selezionato nella linguetta Modulo, voce "Newsletter | Trova nome del destinatario in…".
Quando un utente registrato chiede la disiscrizione dalla newsletter, la data e l'ora in cui l'operazione viene eseguita resta nel database e può venire consultata per riferimento e per scopi statistici.
Invii periodici
Il sistema delle newsletter permette non solo di programmare un invio in anticipo ("spedisci giovedì la nuova offerta commerciale") ma anche di programmarli a scadenze prefissate ("manda a ciascun abbonato questa email un mese dopo che si è iscritto dal sito").
Push dei contenuti
Speciali newsletter personalizzate possono venire mandate ai visitatori che ne fanno richiesta e che segnalano a quali categorie di prodotto sono interessati. Questi invii non richiedono normalmente alcuna manutenzione: i visitatori scelgono e mantengono aggiornati autonomamente gli elenchi di categorie cui sono interessati.
Intervenendo sulla scheda personale del visitatore in Sar-At potete editare voi stessi queste preferenze, se lo desiderate.
Configurazione newsletter
Se non avete mai inviato una newsletter prima d'ora, visitate nel menu Sito la voce Newsletter | Configurazione. (Se non vedete la voce o addirittura tutto il menu, questo significa che non vi è stato assegnato questo permesso dall'autore del sito. La configurazione comunque può sempre venire eseguita dal responsabile del sito).
La schermata che appare è divisa in due parti: quella in alto va sempre compilata. Quella in basso è opzionale.
Configurazione invii
Indirizzo mittente newsletter
Lo scopo è piuttosto evidente. Sar-At non vi consente altro che di editare la parte dell'indirizzo prima della chiocciola., per impedire a qualche burlone di inviare newsletter fingendo la provenienza da qualche altro sito.
Nome mittente
Queste informazioni appariranno a tutti i destinatari dell'invio, nel campo "Da" dell'e-mail. La casella di posta elettronica indicata, inoltre, riceverà i messaggi d'errore di ritorno, i cosiddetti bounceback, in pratica le segnalazioni "utente sconosciuto", "casella troppo piena" e via dicendo.
Sar-At memorizza gli esiti delle spedizioni in un libro giornale (menu Sito, voce Newsletter | Invii), ma non sempre è in grado di comprendere i motivi per cui una singola email non ha avuito successo e per questo motivo è opportuno che tutti i messaggi di errore siano a disposizione di un essere umano. Naturalmente, se state spedendo un milione di email nessuno si aspetta che voi andiate a sfogliare tutti i bounceback.
Lettera di conferma iscrizione
L'elenco dei destinatari di un invio può venire caricato da voi in Sar-At, ma è spesso utile che i visitatori del vostro sito possano iscriversi da soli, compilando un modulo. Se sul vostro sito è presente un modulo del genere, l'iscrizione non dovrebbe avvenire immediatamente dopo la compilazione. Dobbiamo infatti impedire che un burlone possa iscrivere tutti i suoi colleghi alle nostre newsletter, semplicemente digitando i loro indirizzi email nei nostri moduli. Se permettiamo al burlone di fare questo, noi riceveremo proteste da tutti i suoi colleghi e perderemo un sacco di tempo per cancellarli manualmente dall'elenco di destinatari. Per questo motivo, Sar-At può inviare una email di conferma. Potete digitare voi stessi il suo testo in questi spazi. Dovrebbe esprimersi pressappoco così:
Questa e-mail ti è stata spedita automaticamente perché noi del sito www.nomesito.it abbiamo ricevuto la richiesta di spedire al tuo indirizzo email una copia della nostra newsletter. Se è veramente questa la tua intenzione, clicca il link qui sotto:
In questo punto, Sar-At inserirà automaticamente un indirizzo URL.
Se non sei interessato, se hai ricevuto questa email per errore, ignorala e cestinala.
Il messaggio "grazie di esserti iscritto" e la email di conferma iscrizione vanno obbligatoriamente inseriti in questa schermata solo se sul vostro sito c'è un modulo la cui compilazione iscrive il visitatore dietro conferma. Se l'iscrizione è immediata o se non ci sono moduli di auto-iscrizione alla newsletter, questi campi possono venire lasciati in bianco.
Pagina "Grazie per l'iscrizione"
Viene mostrata a chi clicca il link dentro il messaggio appena descritto.
Traccia aperture
Sar-At può spedire, come abbiamo già detto, messaggi di solo testo oppure anche messaggi impaginati e arricchiti di fotografie e grafica. In questo secondo caso, Sar-At può anche tenere traccia di quante persone abbiano effettivamente aperto il messaggio per leggerlo (se i destinatari sono tanti, qualcuno inevitabilmente cestinerà la nostra newsletter senza neppure aprirla).
Se questa informazione vi interessa, spuntate la casella.
Sar-At inserisce automaticamente in ogni newsletter spedita un elemento unico, e tiene conto quando e quante volte tale elemento è stato scaricato per calcolare il numero delle aperture e il momento in cui esse sono avvenute. Bisogna però fare una osservazione. La newsletter, se spedita da un indirizzo email esistente a un indirizzo email inesistente, viene rimbalzata al mittente, come avviene sempre su Internet per tutte le email. Se voi leggeste i rimbalzi, inevitabilmente accedereste anche all'elemento caratteristico e quella newsletter risulterebbe automaticamente "aperta". Questo è il motivo per cui normalmente tute le newsletter vengono spedite "da" un indirizzo inesistente del tipo "nonrispondere@nomedominio.it".
Configurazione unsubscribe
Se consentiamo ai visitatori del sito di iscriversi da soli, allora è opportuno che possano anche rescindere da soli la propria iscrizione. Sar-At, in questo caso, può aggiungere automaticamente in calce a tutte le nostre newsletter una dicitura come
Ti abbiamo spedito questa newsletter come da tua richiesta. Se non vuoi ricevere gli invii futuri, clicca qui
L'utente verrà portato a una pagina web dove gli chiederemo conferma della volontà di disiscriversi. Anche in questo caso, Sar-At cerca di impedire che un burlone o uno hacker possano sostituirsi al diretto interessato. Per questo motivo, verrà inviata una e-mail dove chiediamo al visitatore conferma della volontà di disiscriversi.
Le newsletter PEC
Sar-At, in quanto sistema interamente concepito e sviluppato in Italia, ha una particolare affinità per le tecnologie e le leggi del nostro Paese. Un buon esempio è proprio la capacità di inviare comunicazioni in formato PEC a un gruppo numeroso di interlocutori.
Dal vostro punto di vista di redattori, la newsletter PEC funziona esattamente come quelle che usano la comune posta elettronica di cui abbiamo appena parlato in questo manuale. In fase di spedizione, ovviamente, cambia tutto. In particolare, la posta elettronica ordinaria può venire spedita a partire dal vostro server web, ma per la PEC questo non è possibile: bisogna usare esclusivamente un fornitore certificato dal ministero competente. Quindi, prima di iniziare l'uso del sistema, dovrete configurare Sar-At indicando il nome del vostro fornitore e le credenziali (username e password), proprio come fareste per configurare un normale programma di posta elettronica per inviare missive PEC.
Verificate che il vostro fornitore PEC vi consenta l'invio di numerose missive al giorno, perché in caso opposto ovviamente Sar-At si vedrà rifiutare la spedizione della neglette PEC. In particolare, segnaliamo che al momento di stendere questo manuale ci risulta che Aruba PEC non lo consenta.
Vi è consentito di prendere l'indirizzo PEC dalla scheda anagrafica che conservate in una sezione dedicata di Sar-At. Non dovete però usare un solo campo per registrare, indiscriminatamente assieme, indirizzi di email comune e indirizzi PEC. Bisogna creare uno spazio dedicato solo per l'indirizzo PEC, e indicare a Sar-At il nome di questi campo in fase di configurazione della newsletter PEC.